1. Die Vorlage-Datei erstellen

Für einen erfolgreichen Import wird eine Datei-Vorlage im CSV-Format benötigt, welche die nachfolgenden Konventionen UNBEDINGT einhalten muss:

 

-Generelle Syntax: fachbezeichnung; abkürzung; fachbereich

-Datei muss im Zeichensatz "UTF-8" kodiert sein

-als Feld-Trenner müssen Semikola (";") verwendet werden

-keinerlei Text-Trenner dürfen verwendet werden

 

Bitte unbedingt beachten: Microsoft's weit verbreitetes Programm "Excel" ist seit Version 2010 offenbar nicht in der Lage, alle o.g. Konventionen zu erfüllen! Zwar können über Excel prinzipiell auch CSV-Dateien gespeichert/exportiert werden, allerdings werden dabei standardmäßig Leerzeichen und/oder Tabulatoren als Text-Trenner verwendet. Zudem ist Excel nicht (mehr, ab Version 2010) in der Lage, CSV-Dateien im UTF-8-Zeichensatz zu speichern. In Folge dessen empfehlen wir all jenen Nutzern, welche entsprechende Import-Vorlagen erstellen möchten, dringend die Verwendung der freien Office-Pakete "OpenOffice", bzw. dessen Nachfolger "LibreOffice". Auf die Verwendung des letztgenannten Programm-Paketes wurde auch die nachfolgende Anleitung ausgerichtet.

 

Legen Sie also in LibreOffice Calc eine neue Tabelle an & befüllen Sie diese, direkt beginnend mit Zelle A1 (ein Tabellen-Kopf sollte, bzw. darf nicht erstellt werden). Anhand der vorgegebenen CSV-Syntax: fachbezeichnung; abkürzung; fachbereich ergibt sich also dieses Befüll-Schema der Tabelle:

 

 

  • Spalte A: Die Fachbezeichnung
  • Spalte B: Die Abkürzung für das Fach
  • Spalte C: Der zugehörige Fachbereich

 

Ist die Tabelle befüllt, muss diese als CSV-Datei gespeichert werden. Nutzen Sie also bitte den "Speichern unter"-Dialog & wählen Sie dort das CSV-Dateiformat aus:

 

 

Anschließend wird der Textexport-Dialog in einem neuen, kleinen Fenster eingeblendet:

 

 

Ändern Sie hier die 3 ersten Optionen: Zeichnsatz "Unicode (UTF-8)", Feldtrenner ";", Texttrenner keiner (leer). Alle weiteren Programm-Vorgaben können unberührt bleiben.

 

2. Der Import im SWP

 

Sind die oben beschriebenen Schritte getan, hat man also eine fertige Import-Vorlage für das Schul-Webportal. Diese muss nun nur noch ins Portal übernommen werden - der entsprechende Schritt wird über das Menü "Verwaltung" -> "Import" aufgerufen:

 

 

Im Dortigen Fenster angekommen, ist der Punkt "Import Fächer" auszuwählen (dort sind nochmals die wichtigsten Hinweise/Konventionen für einen erfolgreichen Import zusammengefasst):

 

 

Klicken Sie im nächsten Schritt auf die Schaltfläche "Durchsuchen" (1.), es öffnet sich ein Explorer-Fenster, in welchem Sie zum Speicherort Ihrer zuvor erstellten Import-CSV-Datei navigieren, diese auswählen (2.) & anschließend auf "Öffnen" klicken (3.). Das Explorer-Fenster schließt sich nach der Auswahl wieder & Sie können den Punkt "Hochladen" (4.) anklicken.

 

 

Nachfolgend öffnet sich der "Import überprüfen"-Dialog. Wäre die CSV-Vorlage fehlerhaft, so würde dies an dieser Stelle angezeigt. Man hätte dem entsprechend die Möglichkeit, die Vorlage zu überprüfen, neu abzuspeichern & über die Schaltfläche "korrigierte CSV-Datei hochladen" (1.) neu ans Portal zu übergeben.

 

Im Optimalfall ist aber natürlich die CSV-Datei fehlerfrei, in diesem Fall wird die Schaltfläche "Verarbeitung starten" (2.) angeklickt.

 

 

Und das war es auch schon - es wird eine Zusammenfassung des erfolgreichen Imports angezeigt:

 

 

Ggf. können nun weitere Importe - z.B. von Schülern, oder Lehrern - ausgeführt werden.