Bitte stellen Sie sicher, daß die nachfolgend genannten Punkte gegeben, bzw. erledigt sind, um die reibungslose Erstellung & Nutzung von Druck-Templates zu ermöglichen:
1. Benutzer-Profile pflegen
Um die maximale Vereinfachung & Arbeits-Erleichterung zu erreichen, sollen in den Templates natürlich auch so viele Benutzer-Informationen automatisch eingefügt werden können, wie nur möglich. Das setzt voraus, daß diese Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse usw.) auch tatsächlich in den Benutzer-Profilen hinterlegt sind - andernfalls bleiben die entsprechenden Felder im Ausdruck einfach leer.
Sie können auf verschiedenen Wegen dafür sorgen, daß die Benutzer-Profile immer möglichst vollständig & aktuell gehalten werden. Der Grundstein dafür sollte natürlich schon über eine möglichst vollständige & korrekte Benutzer-Erstellung gelegt werden - diese kann manuell, oder auch über verschiedene Import-Möglichkeiten erledigt werden. Und selbstverständlich können existierende Benutzer-Profil jederzeit von Mitgliedern der Gruppen "admin", "Rechtemanager", "Verwaltung" & Sekretariat" editiert/aktualisiert werden. Ausführliche Informationen zur Benutzer-Verwaltung können Sie hier erhalten.
Aber natürlich können sich im Laufe der Zeit auch persönliche Daten ändern (z.B. durch einen Umzug). Jeder Benutzer, somit also auch jeder Schüler, kann im Portal selber sein Profil aufrufen & darin zumindest die wichtigsten, persönlichen Daten ändern/pflegen, so wie hier beschrieben wird.
2. Eine Brief-Vorlage hochladen
Je nach zu erstellendem Dokument kann es natürlich wünschenswert, oder gar zwingend notwendig sein, daß ein Dokument in einer ganz bestimmten Corporate Identity erstellt wird (beispielsweise mit bestimmten Grafiken und/oder Text-Angaben im Briefkopf oder -fuß). Die Druck-Templates können auf beliebige solcher Vorlagen zurückgreifen - diese müssen nur die folgenden 2 Bedingungen erfüllen:
a) Die Vorlage(n) muss/müssen im PDF-Format vorliegen
b) Die Vorlage(n) muss/müssen an beliebiger Stelle im Schul-Webportal in einer Dokumenten-Bibliothek abgelegt werden
Es wird empfohlen, Vorlagen immer nur direkt in die Dokumenten-Bibliothek der internen Startseite hochzuladen.